ISABELL

ISABELL es un software diseñado especialmente para automatizar e integrar los distintos procesos administrativos intrínsecos de las distintas unidades que comprenden una alcaldía.

Las siglas de ISABELL corresponden a “Integración de Sistemas de Alcaldías Bajo Entornos de Libre Licenciamiento”. Entre los módulos que maneja ISABELL se encuentran:

  • El Módulo ISABELL-Compras apoya la gestión automatizada de la unidad de Compras, e integra los procesos que se relacionan con el resto de las unidades operativas de una Alcaldía. Desde este módulo se crean las requisiciones, órdenes de compra y las facturas, que van a ser procesadas en forma integrada con otros módulos, como ejecución presupuestaria y ordenamiento de pago.

    Menú Archivo – Productos y Servicios

    • Desde este menú se pueden procesar todos los productos y servicios que la alcaldía necesite registrar en sus órdenes y requisiciones; basados en el sistema nacional de contratistas, que ya fueron precargados en casi un 100% los productos y servicios necesarios.
    • Sin embargo existe la posibilidad de incluir nuevos productos y servicios, además de modificar información de los ya existentes, como unidad de medida, tipo etc.
    • Desde este menú se pueden consultar los distintos tipos de requisición que se pueden generar, esta información es configurable.
     
    Menú Procesos – Elaboración de Requisiciones
    • Al acceder en la opción Elaboración de requisiciones aparece el catálogo: “Requisiciones Elaboradas”, desde aquí se elaboraran las requisiciones de cualquier tipo, por un usuario perteneciente a una unidad o departamento.
    • Usuarios autorizados por el sistema, perteneciente a cualquier unidad administrativa podrán acceder al catálogo de elaboración de requisiciones si así lo requieren. Por ejemplo un usuario del departamento de personal podría elaborar las requisiciones de Nómina o Servicio que requiera, así mismo para cualquier otro departamento.

      Explicación para la elaboración de una requisición:

      • Se accede a la primera opción del menú procesos, el catálogo de elaboración de requisiciones muestra información básica de cada una de estas, para incluir una nueva requisición, se presiona el botón incluir del panel principal, entonces a parece la ficha de requisición.
      •  Se registran los datos necesarios como:
        • Tipo de requisición.
        •  Descripción.
        • Porcentajes de equilibrio (los cuales indican en que áreas se distribuirá la inversión, esta información es sólo de consulta).
          Se incluyen cada uno de los productos con sus características como, cantidad, unidad y descripción desde la ficha de productos, se presiona el botón Aceptar para incluir la requisición.
        • Al incluir una requisición, el código y la fecha de elaboración se generan automáticamente, si no fueron editados o modificados antes de guardar.
        • Igualmente podemos modificar una requisición seleccionada al presionar el botón modificar del panel principal o dando doble clic sobre el documento.
        • Luego se muestra la información del la orden correspondiente.
        • Una vez incluida la requisición, y si todo está correcto se deberá presionar el botón “Enviar a Compras”, para que la requisición quede ‘registrada’ en el sistema y un usuario autorizado de compras pueda elaborar una orden de compra.
        • Para esto el usuario debe acceder al segundo catálogo del menú procesos donde puede observar las requisiciones que se hayan enviado.

    Menú Procesos – Requisiciones Enviadas – Órdenes de compra/servicio

    • El usuario de Compras accederá al segundo catálogo: “Requisiciones Enviadas”, donde podrá imprimir la requisición y verificarla, en caso de cualquier problema o error la devolverá si es necesario. Puede usar el gestor de tareas para informar al departamento correspondiente la devolución.
    • Si todo está correcto genera la orden de compra y servicio, al presionar el Botón de “Generar Orden”.
    • Se muestra la ficha de orden de compra/servicio, con información precargada de los productos y de la descripción que fueron registrados en la requisición.
    • Se registran unas observaciones si es necesario, y se registra el beneficiario de la orden, que puede ser un proveedor un empleado u otro beneficiario. Se presiona el botón correspondiente y aparece un catálogo donde se elige el beneficiario.
    • Es posible modificar ciertos datos de los productos o servicios precargados, como monto y cantidad, este último en caso de que el proveedor no tenga suficiente existencia del producto requerido.
    • El sistema permite agregar 4 tipos de ítems: Descuentos, Contrapartes, Ajustes e IVA, los dos últimos en casos de errores matemáticos de corte o redondeo de decimales en los montos.
    • Una vez hecho todo el registro de la información, se aceptan los cambios para guardar la orden.
    • Una vez generada podrá procesarse desde el tercer catálogo: “Órdenes de compra y servicio”, donde una vez la orden enviada hacia presupuesto, y luego comprometida desde ese módulo, se podrá generar la factura.
    • Desde las opciones del catálogo de órdenes de compra y servicio, se puede anular una orden o por otro lado se puede imprimir presionando el botón imprimir.
    • Al presionar el botón imprimir aparece el documento impreso de orden de compra o servicio, se muestra en la parte superior el monto de la orden, estado, datos del beneficiario y fecha de emisión entre otros datos, en el centro se muestran los productos y en la parte inferior las partidas presupuestarias afectadas, con su respectivo monto.

    Menú Procesos – Facturas de Órdenes de Compra/Servicio

    • Para generar una factura de una orden, se accede al catálogo de órdenes de compra y servicio, y se selecciona la orden a procesar, luego se presiona el botón Generar Factura, y aparece la ficha de factura.
    • En la ficha se muestra la mayoría de la información ya precargada, como la información de cada uno de los productos o servicios, en forma similar a la orden de compra se puede registrar una descripción, modificar cierta información de los productos y agregar algunos ítems adicionales.
    •  El número de la factura se genera automáticamente, pero este número y el de control son modificables.
    • Al concluir el registro de los datos, se presiona el botón aceptar, para guardar la factura.
    • Se puede acceder al cuarto catálogo del menú procesos para consultar todas las facturas elaboradas
    •  Las facturas o documentos asociados se pueden observar el cuarto catalogo: “Facturas”, unas vez generadas de forma automática se enviarán a pago para que posteriormente se elabore la orden de pago por un usuario autorizado de este módulo.
    • Al seleccionar una orden de compra y servicio, y presionar el botón ver factura en la parte inferior del catálogo, aparecerá el catálogo de facturas con todas las facturas generadas desde esta orden, acá se puede anular el documento si es necesario o enviarlo a pago pulsando el botón “Enviar”.
    • Una vez que se registre la orden de pago, la factura pasará a estado pagado y la orden de compra a estado liquidada.

  • El Módulo de Tesorería, es el encargado de la Administración y Control de los Bancos y Cuentas Bancarias, así como del registro de todas las transacciones Bancarias que se realicen.

    Menú Archivo

    Procesa el registro de:

    • Bancos.
    • Cuentas Bancarias
    • Tipos de Cuenta.
    • Conceptos Bancarios

    Al Seleccionar la opción “Cuentas Bancarias”, se despliega un catálogo donde se muestran todas las cuentas bancarias que tiene la Alcaldía registradas.

    En el detalle de las Cuentas Bancarias, al realizar una consulta se muestra el detalle de las Cuentas Bancarias, como lo es:

    • Número de la Cuenta.
    • Uso y Descripción.
    • Banco al que pertenece la Cuenta.
    • Tipo de Cuenta.
    • Sub-Cuenta. a la que pertenece.
    • Fecha de Apertura.
    • Saldo Actual de la Cuenta, este saldo se actualiza a traves de las transacciones bancarias registradas en el sistema.
    • Se indica si se puede sobregirar la Cuenta Bancaria.
    • Si pertenece a un Fondo de Avance.
    • Y se indica si la cuenta se encuentra activa en Hacienda Municipal, para el control de los ingresos.
    • Y por último se indica la Categoría Programática a la que pertenece la Cuenta Bancaria.

    Menú Proceso

    Allí se realiza:

    • Chequeras
    • Cheque Anulados
    • Transacciones Bancarias
    • Cheques Emitidos
    • Órdenes de Pago autorizadas por ordenamiento de pago para ser canceladas.
    • Comprobantes de Retención
    • Conciliaciones Bancarias de las Cuentas.

    Explicación:

    1.- Al seleccionar “Transacciones Bancarias” se visualiza un catálogo, donde se encuentran todas las transacciones que se han hecho.

    2.- Al incluir una transacción, se visualiza la Ficha “Datos de la Transacción”, la cual consta de:

    2.1.- Fecha, en la que se hace la transacción.

    2.2.- Tipo de Transacción que se hace. Este puede ser PAGO CHEQUE, PAGO TRANSFERENCIAS BANCARIAS, DEPÓSITO, NOTA DE CRÉDITO Y NOTA DE DÉBITO.

    2.3.- Se observará el tipo de movimiento.

    2.4.- Se selecciona la Cuenta Bancaria asociada a la transacción.

    2.5.- Se selecciona la Chequera.

    2.6.- Se indica el Estado de Cheque.

    2.7.- Se incluye el Concepto de la Transacción, a través del botón Incluir, para realizar Transferencia a Fondos de Terceros o para hacer Pago de Retenciones.

    2.8.- Presionando el botón Incluir, se visualiza la ficha “Detalle de la Transacción Bancaria”

    2.9.- Se selecciona el Concepto, en este caso ORDEN DE PAGO.

    2.10.- Se presiona el botón Buscar y seleccionamos la orden de pago a ser cancelada con el cheque.

    3.- Al ver el detalle de la Orden de pago. se presiona el botón Aceptar.

    4.- Luego se mostrará el concepto por el cual se realiza la transacción bancaria.

    5.- Para hacer efectiva la transacción, se presiona el botón Aprobar.

    6.- Ahora podemos imprimir el cheque.

    7.- Se muestra una pre-visualización del cheque.

    8.- Se observará el área a ser impresa en el cheque, y el área para el comprobante de egreso.

    9.- Al Cerrar la pre-visualización, se muestra un mensaje preguntando si desea imprimir el Cheque? Si no se desea imprimir el cheque, se selecciona NO.

    10.- Para terminar de registrar la transacción, se presiona el botón ACEPTAR de la ficha.

    11.- Se visualiza en el catálogo la transacción hecha.

    12.- Se Puede también ver los Comprobantes de Retención, que se le entrega a cada uno de los contribuyentes.

    13.- En la impresión de los comprobantes, se debe observar que se cumplen con la normativa exigida por el Seniat para el formato de los Comprobantes de Retención.

     Menú Consultas  

    El Módulo de Tesorería permite generar los siguientes reportes: Cheques Emitidos, Relación Diaria de Cheques, Ingresos Generados, Movimientos Bancarios, y las Retenciones Realizadas.

    Explicación:

    1.- Para consultar los Movimientos Bancarios:

    • Seleccionamos la Cuenta.
    • Indicamos el período de la consulta. Y presionamos el botón previsualizar, se muestra el reporte, podemos ver los detalles de los movimientos realizados, indicando: Fecha, Tipo, Número, Concepto de la Transacción, Beneficiario, los moviemientos y saldo por movimiento.
    • Al final podemos detallar el saldo actual de la Cuenta Bancaria.

    2.- En el Reporte de Retenciones:

    • Se puede generar el archivo *.TXT para hacer las retenciones quincenales que se enteran en el portal del SENIAT.
    • Se indica el período para las Retenciones, y al presionar el botón de Generar TXT, se muestra un mensaje indicando que el archivo ha sido generado.
    • Se Busca el Archivo TXT.
    • Se observará ver el Archivo TXT generado con todas las columnas que son exigidas por el Seniat para la enteración quincenal de la Retenciones de IVA.

  • El módulo de Personal posibilita la gestión de las operaciones de la unidad de Recursos Humanos, permitiendo registrar Datos Personales y Administrativos de los empleados, procesar la información de los sueldos, la entradas/salidas de personal, generar nóminas y prestaciones sociales.

    Se integra con el módulo de compras produciendo automáticamente la requisición de pago de nómina y siguiendo hasta la unidad de Tesorería donde se realizan los pagos correspondientes.

    Sub-módulo de Personal: Entrada y Salidas

    • Desde la interfaz de Control de Llegadas y Salida se realiza los registros de las horas respectivas de la llegadas y salida del personal.
    • El sistema admite el uso de cualquier dispositivo al efecto de hacer el registro del personal: por teclado, captador de huellas o un lector óptico de código de barra.
    • Posteriormente, con el uso del catálogo de planificación de horarios es posible hacer las revisiones de todas las horas registradas.

    Menú Archivo- Datos Principales del Empleado

    • Desde la ficha Datos del Empleado se registrará, en el sistema, la información básica y administrativa del mismo, esta ficha contiene 8 pestañas.
    • La Primera Pestaña es la de Datos Básicos donde se registrarán los nombres, apellidos, cédula de identidad, Fecha de nacimiento entre otros datos.
    • En la pestaña Datos Administrativos se registra información del sueldo, tipo de nómina a la que pertenece el trabajador, la actividad/proyecto, cargo, fecha de ingreso entre otros datos.
    • La pestaña Valores del Empleado contiene datos correspondiente a los detalles del sueldo, particular del empleado para así realizar la configuración pertinente en los conceptos de nóminas para la generación del cálculo correspondiente.
    • La pestaña carga familiar permite registrar la información de los Parientes a cargo del empleado.
    • Desde la Pestaña Niveles de Estudios se registran los estudios realizados por el empleado (preparación académica)
    • En la pestaña Cursos se registran los cursos realizados por el trabajador.
    • El la pestaña Histórico de Sueldo se realiza la inclusión de los distintos sueldos devengados por el empleado.
    • Finalmente desde la pestaña Acumulado de Prestaciones se guardan el acumulado de las prestaciones que le corresponden al empleado.

    Menú Archivo- Conceptos de Nóminas

    • Desde la ficha Definición de concepto se realizaran la inclusión de los datos necesarios para la creación de un concepto en el sistema.
    • En la ficha se encuentra el código, una descripción, un tipo de concepto (Asignación, Deducción o aporte Patronal), una unidad, la frecuencia en la que se va a generar los conceptos y el mes.
    • Se puede seleccionar la partida presupuestaria que será afectada en el momento que se realice el pago de este concepto, esto se observa en el módulo de ejecución presupuestaria.
    • En Definiciones hay una lista con los nombres de los valores del empleado como el de las variables de conceptos que permitirá con facilidad la generación de las fórmulas.

    Menú Archivo- Tipo de Nóminas

    • Desde la ficha Tipo de Nómina se registrará los datos necesarios para la creación de un nuevo Tipo de nómina en el sistema.
    • En la ficha se encuentra el código, la frecuencia para indicar en que momento se realizarán los cálculos a este tipo de nómina, una descripción o nombre
    • También se encuentra una lista con todos los conceptos cargados en el sistema, y al seleccionar uno de estos concepto se podrá incluir, eliminar, activar o desactivar en este tipo de nómina.
    • Además si se requiere ver la fórmula de algunos de los conceptos asociados a este tipo de nómina, se debe presionar el botón concepto y desde la ficha Concepto de Nómina podrá ver dicho concepto.

    Menú Proceso- Procesar Nómina, Cálculo de Nómina

    • Desde la ficha Definición de Nóminas se cargan los datos básicos en el sistema para la creación de un nuevo cálculo de nómina.
    • En la ficha se encuentra el código, una lista con todos los tipos de nómina y una lista con todo los períodos que se han cargados en el sistema, la frecuencia que se actualiza automáticamente al seleccionar el período, también se encuentra la posición, el mes, el año y una descripción que identificará el cálculo.
    • Al presionar el botón aceptar en la ficha se visualizará el nuevo cálculo en el catálogo de cálculo de nóminas.
    • Para generar los cálculos de este tipo de nómina, se presiona desde el catálogo el botón <detalles> y se observará el catálogo de detalle de nómina.
    • Al presionar el botón <procesar Cálculo> el sistema automáticamente generará los cálculos correspondiente a este tipo de nómina.
    • Los datos que se visualizarán en el catálogo detalle de Nómina, son datos básicos del empleado como su cédula, nombre y apellido, unidad a la que pertenece, como también se observarán los cálculos generados por cada concepto (Asignación, Deducción y aporte Patronal) asignado al trabajador según la configuración establecida en el sistema y el total a cancelar por nómina a dicho trabajador.
    • En la parte superior del catálogo de detalle de nómina se encuentra los montos globales de los conceptos (Asignación, Deducción y aporte Patronal) como el monto global a cancelar en la nómina.
    • Luego de finalizar la generación de los cálculos, se presiona el botón salir del panel de control y se observará de nuevo el catálogo de Cálculo de nómina, para cerrar el cálculo se presiona el botón cerrar nómina, y se realizará una pregunta para verificar si esta seguro de cerrar el cálculo de nómina, si es así se presiona el botón <yes> y se observará en el catálogo el cambio de estado de “en proceso” a “cerrada”
    • Con este último paso se podrá realizar la requisición de Nóminas desde el módulo de Compras para que continué con los pasos administrativos en diferentes módulos de ISABELL y así realizar el pago del mismo.

    Menú Consulta- Nómina: Conceptos, Prenómina

    1. Reporte de Resumen de Conceptos:

    • El catálogo de Reporte de Resumen de Conceptos contiene información de los cálculos generados en el sistema.
    • Al seleccionar uno de uno de los registros en el catálogo se presiona el botón <imprimir> y se visualizará el reporte.
    • El reporte contiene información del tipo de nómina, el período en que se generó los cálculos, la definición, información de la categoría programática a la que pertenecen los empleados, como también contiene información de los cálculos de los conceptos de nóminas que fueron configurados para este tipo de nómina en forma global.
    • Además se observan las partidas presupuestaria que fueron afectadas por el pago de estos cálculos, esto se puede ver desde el módulo de ejecución presupuestaria.
    • Se muestra el monto global de los conceptos (Asignación, Deducción y aporte patronal) como el moto global a cancelar en este tipo de nómina.

    2. Reporte de Prenómina:

    • El catálogo de Reporte de Prenómina contiene información detallada de los cálculos generados en el sistema.
    • Al seleccionar uno de los registros en el catálogo se presiona el botón <imprimir> y se visualizará el reporte.
    • Este contiene información del tipo de nómina, el período en el que se generaron los cálculos, la definición, además muestra en forma detalla la información en relación de los cálculos de nóminas por empleado.
    • También contiene los cálculos generados a cada empleado según el tipo de nómina a la que pertenecen, el monto a cancelar por nómina, así como información básica del trabajador.
    • Al final del reporte se visualiza los montos globales de los conceptos de nóminas (asignación, deducción y aporte patronal) como el monto global a cancelar

  • El Subsistema de Isabell, “Ordenamiento de Pago”, apoya la gestión Administrativa de forma automatizada e integrada, al generar Órdenes de pago de los documentos registrados en Compras, estas órdenes serán causadas desde el módulo de Ejecución Presupuestaria, y una vez autorizadas se le podrá generar un cheque en el módulo de Tesorería.

    Adicionalmente este subsistema permite generar una serie de reportes dinámicos totalmente configurables por el usuario.

    Menú Archivo – Proveedores, Otros Beneficiarios y Retenciones

    Desde el menú archivo se procesa toda la información correspondiente a proveedores y otros beneficiarios del sistema ISABELL.

    1. Proveedores

    •  Al hacer clic sobre esta opción del menú, aparece el catálogo de proveedores mostrando información básica de cada uno de estos.
    •  Al hacer clic sobre el botón incluir, del pánel principal, aparecerá la ficha de proveedor donde se registran los datos que sean necesarios, como Rif, Nit, razón social, dirección, teléfono etc.
    •  Se puede incluir una persona autorizada, se deben registrar todos los datos personales solicitados, estos datos aparecerán impresos en la orden para que la persona autorizada firme el documento.
    •  Al presionar aceptar se graba la información, y se incluye el proveedor.
    •  Sólo será tomado como un proveedor válido del sistema cuando sea aprobado, esto ocurre presionado el botón Aprobar en la parte inferior de este catálogo.

    2. Otros Beneficiarios

    Desde la opción Otros Beneficiarios aparece un catálogo con la información de cada uno de estos.

    3. Retenciones

    Al hacer clic sobre la opción Retenciones aparece un catálogo que muestra todas las retenciones definidas por el usuario. Solo estas se podrán aplicar a órdenes de pago, sin embargo esta información es configurable.

    Menú Procesos – ODC / ODS Comprometidas – Órdenes de Pago

    Desde el menú procesos se generan las órdenes de pago, y se ejecutan las acciones correspondientes. Para elaborar una orden se accede a la primera opción del menú procesos / órdenes de compra /servicio Comprometidas.

    1. ODC / ODS Comprometidas

    El catálogo muestra todas las órdenes de compra en estado comprometida.

    • Desde este catálogo, al seleccionar una orden se pueden realizar dos acciones.
    • Al presionar el botón documentos asociados, se muestra un catálogo con todas las facturas que posee la orden seleccionada, al tener por lo menos un documento registrado, es decir, enviada de compras a Ordenamiento de Pago, se puede generar una orden de pago. Si se detecta algún error el documento puede ser devuelto a compras mediante la opción devolver en la parte inferior derecha del catálogo.
    • Al presionar el botón de órdenes de pago, se muestra un catálogo con todas las órdenes de pago que posea la orden de compra, ya que esta puede poseer tantas órdenes de pago como facturas generadas.
    • Al presionar el botón incluir del pánel principal aparece la ficha de órdenes de pago.
    • Se debe registrar la información que sea requerida; aparecerá cierta información ya precargada como el estado de la orden, fecha de elaboración, datos del beneficiario, como razón social, Nit y Rif, además de los datos de la persona autorizada. Luego se pueden incluir las facturas.
    • El procedimiento para incluir los documentos en la orden es sencillo
    • Presione el botón incluir de la ficha de Órdenes de pago, y aparece una ventana donde se muestran todas las facturas registradas de la orden de compra de ese beneficiario, se puede seleccionar una o varias de estas.
    • Entonces aparece cargada en el catálogo la información correspondiente a la factura que seleccionamos.
    • Al presionar los botones correspondientes es posible eliminar y agregar varias facturas.
    • En la ficha de retenciones, estas pueden cargarse de manera automática si existen retenciones configuradas para este tipo de orden (por ejemplo deducciones de nómina); de no ser así es posible incluir cualquier retención definida desde el menú archivo.
    • Para incluir una retención se presiona el botón incluir en la ficha de retenciones y aparece una ventana donde se definen cada una de estas, la información de las retenciones es totalmente configurable.
    • Se selecciona la retención a incluir.
    • Luego se selecciona el documento que será afectado por esta.
    • Se presiona el botón aceptar para incluir la retención.
    • Es posible modificar, eliminar o incluir las retenciones si es necesario.
    • Una vez incluidas las retenciones y toda la información correspondiente, se presiona el botón aceptar para incluir la orden de pago.
    • En el catálogo de orden de pago aparece la orden que se acaba de elaborar, para verificar que todo está correcto se puede imprimir la orden de pago presionando el botón correspondiente.
    • Luego, aparece la orden de pago.
    • Se muestra la información del beneficiario, monto en Letras y en cantidad numérica.
    • En la parte central se listan los documentos incluidos en la orden, los cálculos de retenciones y los datos de una persona autorizada.
    • Finalmente se muestran las partidas presupuestarias afectadas con su respectivo monto.
    • Si todo está correcto, se envía la orden a presupuesto para que sea causada, para esto se presiona el botón enviar a presupuesto que se encuentra en la parte inferior del catálogo, entonces la orden pasa a estado registrada.
    • Una vez la orden este causada, se accede al catálogo de órdenes de pago, (segunda opción del menú procesos), para autorizar la orden.

      2. Órdenes de Pago

      El catálogo de Órdenes de pago muestra la información básica sobre cada una de estas.

       Para autorizar una orden causada, seleccione la orden, y presione el botón Autorizar.

      Menú Consulta – Órdenes de Pago

      Desde este menú se generan una serie de útiles reportes dinámicos totalmente configurables por el usuario, entre las diversas opciones podemos generar un listado de órdenes de pago y de proveedores.

    • Para generar un listado de órdenes de pago, accedemos a la segunda opción del menú consultas.
    • Aparece el filtro de órdenes de pago, donde es posible clasificar y organizar la información de diferentes formas.
    • Es posible agregar varios filtros, por ejemplo se puede generar un listado de las órdenes que estén registradas.
    • Es posible clasificar la información por fecha de emisión o por otro criterio.
    • Una vez esté todo liso, se presiona el botón Preview.
    • Aparece el listado clasificado y organizado como se indicó, con la información relacionada con las órdenes de pago, y un total de los montos de las órdenes de pago mostradas.
    • Este procedimiento es aplicable para cada uno de los reportes del menú consultas.
    • Se puede generar listado de órdenes de pago y de proveedores y órdenes de compra, sin embargo esta información es adaptable según los requerimientos de cada Alcaldía.

  • Compromisos y Causamientos presupuestarios

    1.- Compromiso

    • Desde el menú <Procesos>, <Compromisos Presupuestarios>.
    • Se muestra el catálogo de Órdenes de Compra/Servicios, en este se pueden ver las órdenes de Compra/Servicio que han sido “Enviadas a Presupuesto” y las que están “Comprometidas”.
    • Se selecciona alguna que esté “Enviada a Presupuesto” y se presiona sobre el botón modificar del <Panel de Control>.
    • Se podrá observar los productos y servicios que serán adquiridos y sobre todo las partidas presupuestarias que serán afectadas.
    • Si se desea modificar una partida presupuestaria o asociar un ordinal se debe seleccionar el ítem y luego hacer clic sobre el botón <Partida Asociada>.
    • Se mostrará el catálogo de partidas presupuestarias asociado a la categoría programática activa incluyendo la lista de ordinales.
    • Se hace la selección correspondiente y se presiona sobre el botón <Aceptar>.
    • Si se presenta alguna diferencia en el monto o con la partida de I.V.A, se puede usar según el caso, los botones de “Impuesto al Valor Agregado”
    • Si todo está correcto se hace clic sobre el botón aceptar para salir de la ficha.
    • Finalmente se presiona sobre el botón <Comprometer>.
    • Seleccionando órdenes de Compra/Servicio que estén comprometidas y presionando sobre el botón <Descomprometer> se podrán descomprometer los montos respectivos.
    • De igual manera se selecciona las órdenes de Compra/Servicios que estén “Enviadas a Presupuesto” y presionando sobre el botón <Devolver a Compras> se regresan a compras para correcciones.
    • Seleccionando una orden de Compra/Servicio y presionando sobre el botón <Imprimir> se muestra en el reporte datos del proveedor, totales, los productos y servicios que serán adquiridos y las partidas presupuestaria afectadas.

    2.- Causamiento

    • Desde el menú <Procesos>, <Causamiento Presupuestarios>
    • Se muestra el catálogo de Órdenes de pago, en este se ven las órdenes de pago “Registradas” y “Causadas”.
    • Seleccione la orden de pago en estado “Registrada” y presione sobre el botón <Modificar> del Panel de control.
    • En la ficha se muestran los productos o servicios y las partidas presupuestarias que serán afectadas.
    • Podría indicar si el I.V.A afectara presupuestariamente.
    • Presione sobre el botón aceptar y regrese al catálogo.
    • Si todo está correcto se procede a causar presionando sobre el botón correspondiente.
    • Seleccionando órdenes de pago causadas y presionando el botón <Descausar> se descausaran los montos correspondientes.

    Fondos en Avance

    1.- Definición

    • Desde el menú <Archivo>, <Concepto de Fondo en Avance>
    • Se muestra el catálogo de categorías programáticas. Se selecciona aquella con la que se desea trabajar como fondo en avance.
    • Se presiona sobre el botón <Hacer Fondo en Avance> y se confirma.
    • Seguidamente se muestra el catálogo de partidas presupuestadas para la actividad o proyecto seleccionado.
    • Si se desea que cada una de estas partidas funcione como un fondo en avance se debe seleccionar la opción <Todos> del panel de selección, marcar la opción <Hacer Fondo en Avance> y finalmente en el botón <Ejecutar Acción>.
    • Se mostrará “Si” en la columna <Es Fondo>.
    • Si existe alguna partida en particular que no desea que trabaje como fondo en avance, se debe seleccionar (Ejemplo: la del Impuesto al Valor Agregado) , marcar la opción <No es fondo> y finalmente el botón <Ejecutar Acción>.
    • De esta manera se puede definir qué categoría programática y qué partidas de dicha categoría programática se manejará como un fondo en avance.

    2.- Requisiciones de Fondo en Avance (Módulo de Compras)

    • Desde el menú <Procesos>, <Elaboración de Requisiciones>
    • Se muestra el catálogo de requisiciones en elaboración
    • Presione sobre el botón <Incluir> del panel de control
    • Seleccione el tipo de requisición “Fondo en avance”
    • Indique si la entrega de Fondo en Avance será para gasto corriente o de inversión
    • Al presionar sobre el botón de <Categorías Programáticas> se mostrarán aquellas que han sido definidas como de Fondo en Avance.
    • El siguiente paso consiste en definir la cantidad de meses que serán asignados.
    • Finalmente presione sobre el botón <Agregar> y verá como de forma automática se cargarán los montos totales por “Partida”, correspondiente a las sumas de los montos de las partidas presupuestarias que fueron definidas como fondos en avance para la programática seleccionada.
    • También se muestra el total a ser entregado.

    3.- Rendición de un Fondo en Avance

    • Desde el menú <Procesos>, <Rendición de Fondo en Avance>
    • Se muestra el catálogo de asignaciones por Fondo en Avance
    • Seleccione la asignación de Fondo en Avance que desea rendir.
    • Aquellas con estado en proceso están pendientes por rendición.
    • Para realizar la rendición correspondiente se presiona sobre el botón <Modificar> del panel de control.
    • Se muestra el catálogo de partidas con el monto inicialmente asignado por el sistema de forma automática, seleccione cada una de las partidas y presionando sobre el botón <Modificar> del panel de control, se muestra el detalle de la partida y la opción para colocar el monto gastado real.
    • Una vez asignado el monto rendido a cada una de las partidas se muestra las diferencias correspondientes. Se Presiona sobre el botón <Salir>.
    • Al Presionar sobre el botón <Imprimir> se muestran las partidas presupuestarías, los montos entregados, los montos rendidos, las diferencias y los respectivos totales.
    • Si todo esta correcto, se presiona sobre el botón <Cerrar> los montos rendidos pasan a actualizar de forma real el presupuesto.

    Dozavos

    1.- Definición

    • Desde el menú <Archivo>, <Concepto de Dozavos>
    • Se muestra el catálogo de categorías programáticas.
    • Se debe seleccionar aquella categoría programática que se desea manejar como un Dozavo.
    • Seguidamente se debe presionar sobre el botón <Hacer Dozavo>. Confirme.
    • Se muestra el catálogo de partidas presupuestarias de la categoría programática seleccionada.
    • Si desea que todas estas partidas se manejen como Dozavo, se debe marcar la opción <Todos> del panel de selección, la opción <Hacer Dozavos> y finalmente el botón <Ejecutar Acción>.
    • Se observará que en la columna <Es Fondo ?> mostrará “Si”.
    • Si alguna partida no será manejada como Dozavo, se selecciona, se marca la opción <No es Dozavo> y luego se presiona en el botón <Ejecutar Acción>.

    2.- Requisiciones de Dozavos (Módulo de Compras)

    • Desde el menú <Procesos>, <Elaboración de Requisiciones>.
    • Se muestra el catálogo de requisiciones en elaboración
    • Se Presiona sobre el botón <Incluir> del panel de control
    • Se Selecciona el tipo de requisición “Dozavo”.
    • Al Presionar sobre el botón de <Categorías Programáticas> se mostrará aquellas que han sido definidas como Dozavo.
    • Se debe indicar si la entrega de Dozavo será para gasto corriente o de inversión.
    • Se debe indicar a continuación el mes al cual corresponde la asignación.
    • Al presionar sobre el botón <Agregar> verá como de forma automática se cargaran los montos totales por “Partida”, correspondiente a las sumas de los montos de las partidas presupuestarias que fueron definidas como Dozavo para la programática seleccionada.
    • Marcando la opción <Suma Global>También se muestra el total a ser entregado.
    • De presentarse alguna diferencia en el total por “Partida“ se presiona sobre al botón <Dz>.
    • Se muestra el catálogo de partidas con los montos asignados automáticamente por el sistema, y se selecciona la partida a ser ajustada.
    • Al presionar sobre el botón <Modificar> del catálogo se mostrará la ficha donde se podrá ajustar en céntimos el monto asignado por el sistema.
    • De esta manera se genera automáticamente la asignaciones por Dozavos.

    Asignación de partidas presupuestarias a Productos y Servicios

    • Desde el menú <Archivo>, <Códigos presupuestarios por productos>.
    • Se muestra la lista de producto y servicios previamente cargada al sistema.
    • Se selecciona el producto o servicio, para lo cual se puede usar las opciones de filtrado.
    • Se presiona el botón <Filtrar> del panel de control y luego en el botón <+>.
    • Se ubica un producto cuya descripción contenga la palabra “PAPEL”.
    • De la lista filtrada se selecciona el producto “PAPEL BOND 16, 20, 24”, que aún no tiene partida presupuestaria asociada.
    • Ahora se debe seleccionar la partida de egreso que le será asociada al producto seleccionado, para lo cual también se hará uso de las opciones de filtrado.
    • Por ejemplo se busca las partidas que comienzan por: “4.02.05”. de la lista resultante se selecciona la partida “ 4.02.05.02.00 Productos de Papel y Cartón para Oficinas”.
    • Una vez seleccionado el producto y la partida presupuestaria debe hacer clic sobre el botón <Cambiar partida a:> para concretar la asociación.
    • Al momento de elaborar las requisiciones, este producto se muestra en la lista de productos y servicios de las categorías programáticas a las cuales le haya sido presupuestado la partida antes seleccionada.

    1.- Modificaciones al presupuesto

    • Desde el menú <Procesos>, <Decretos y Resoluciones>.
    • Se muestra el catálogo de decretos y resoluciones en la parte superior, en la parte inferior las partidas afectadas en cada resolución con sus respectivos montos.
    • Presione el botón <Incluir> del panel de control al momento de hacer modificaciones al presupuesto a través de una resolución.
    • En la ficha se puede observar que existe una ficha para las distintas posibilidades de modificar el presupuesto: Traslados, Créditos adicionales, Débitos. Asociación de partidas, Creación de Ordinales y hasta creación de Sectores, Programas y Actividades o Proyecto.
    • Puede hacer una resolución para modificar el presupuesto con cualquier combinación de las opciones antes mencionadas.

    Consultas

    • Desde el menú <Consultas> y haciendo uso de los reportes se podrán ver, de manera organizada, los movimientos presupuestarios.

    1.- Compromisos

    • Seleccionando <Analítico de Compromisos> se podrán observar los compromisos presupuestarios.
    • Filtrando adecuadamente, en este caso por Actividad / Proyecto.
    • Se mostrará el reporte que agrupa todos los compromisos presupuestarios para la Actividad / Proyecto seleccionada, estos a su vez ordenados por partida presupuestaria y por fecha.
    • Se muestra el número de orden de compra / Servicio, proveedor, fecha, monto comprometido en la orden y total comprometido por partida.

    2.- Causamientos

    • Seleccionando <Analítico de Causado> se podrán observar los causamientos presupuestarios.
    • Filtrando adecuadamente, en este caso por Actividad / Proyecto.
    • Se mostrará el reporte que agrupa todos los causamientos presupuestarios para la Actividad / Proyecto seleccionada, estos a su vez ordenados por partida presupuestaria y por fecha.
    • Se muestra el número de orden de pago, proveedor, fecha, monto causado en la orden y total causado por partida.

    3.- Ajustes o Modificaciones al Presupuesto

    • Seleccionando <Analítico de Ajustes> se podrán observar los Modificaciones hechas al presupuesto.
    • Filtrando adecuadamente, en este caso por Actividad / Proyecto.
    • Se mostrará el reporte que agrupa todos los ajustes presupuestarios para la Actividad / Proyecto seleccionada, estos a su vez ordenados por partida presupuestaria y por fecha.
    • Se muestra el número de la resolución, fecha, monto ajustado y total ajustado por partida.

    4.- Otros tipos de Reportes:

    • El sistema también maneja otro conjunto de reportes:
    • Informativos, tales como: el de categorías programáticas y el plan único de cuentas de ingreso y egreso.
    • De ejecución presupuestaria detallada usados periódicamente para ser enviados a las autoridades correspondientes.
    • El reporte productos y servicio.
    • Finalmente el reporte de análisis de disponibilidad.

  • Estado de Cuenta

    A través del módulo de Hacienda Municipal, se lleva el control de los Ingresos por los diferentes impuestos municipales, para ello se lleva el manejo por propiedades.

    Un contribuyente puede tener uno o varias propiedades, entre ellas tenemos: Propiedad Inmobiliaria, Patente de Industria y Comercio, Vehículos y Publicidad Comercial e Industrial.

    De un contribuyente se puede obtener fácilmente las propiedades que representa, emitir un reporte de las mismas o navegar entre ellas a través de los vínculos establecidos por el contribuyente, así podemos ir hasta su ficha y consultar o modificar sus datos básicos y Cuentas.

    En las cuentas se puede obtener un Estado de Cuenta bien sea por Propiedad o unificado. Con ello se obtiene, cual es la solvencia del contribuyente con la Alcaldía por todas sus propiedades.

    En el Estado de cuenta se muestran las deudas agrupadas por propiedades, mostrando los principales datos de las mismas, los diferentes conceptos adeudados, los últimos trimestres cancelados, el total por propiedad y el total general.

    Cabe destacar que este Estado de Cuenta se le puede hacer ajustes respectivos por cada Alcaldía, como logos, leyendas propias, y demás formas de presentación dándole particularidad al Estado de Cuenta.

    Los diferentes trimestres se obtienen bien sea generándolos automáticamente cada trimestre o registrando a cada propiedad en particular.

    Ingresos

    El módulo de Hacienda Municipal, además de realizar los cálculos de los diferentes impuestos municipales, maneja el control de los pagos realizados por los contribuyentes, a través de la configuración de una o más cajas.

    Los ingresos percibidos de los contribuyentes se realizan a través de Efectivo, Cheque o Deposito Bancario. Se debe suministrar los datos de los respectivos documentos en el caso de los Depósitos el número de planilla y la cuenta bancaria respectiva.

    Estos depósitos bancarios serán registrados automáticamente al final del día al Módulo de Tesorería, manteniendo así las cuentas bancarias actualizadas.

    Por cada recibo se emite un recibo impreso, el cual se configura con las características de la Alcaldía, que queda como soporte tanto al contribuyente como a la Alcaldía del Pago realizado.

    Al final del día se emite un reporte de los ingresos recibidos agrupados bien sea por: Recibo, Concepto de cuenta o Plan Único de Cuenta, este último es muy utilizado porque servirá de soporte para las demás unidades de la Alcaldía involucradas con la cobranza.

    Al módulo de Tesorería llegará automáticamente los depósitos registrados especificados por cada cuenta del plan único de cuenta, de allí se suministrará a Contabilidad Fiscal donde cada cuenta contable corresponde con los conceptos de pago recibos de los contribuyentes.

    Comercio

    A través del módulo de Hacienda Municipal, se puede configurar las diferentes ordenanzas establecidas por la Alcaldía, entre ellas la más importante como Patente de Industria y Comercio.

    Estas ordenanzas son reemplazables, si en un futuro es derogada y creada otra ordenanza, esta se incluye al sistema quedando la actual como histórica y manejando en lo sucesivo la nueva.

    Cada vez que un comercio deba declarar, se registra la misma en el sistema, indicando las diferentes Actividades o Ramos, este se selecciona de una lista o haciendo la codificación, simplemente se indica, luego se indica el monto vendido por cada ramo y automáticamente el sistema basándose en la ordenanza indica cual es el Monto Gravamen. Luego cuando hayan sido cargadas todas las actividades refleja el impuesto anual y el impuesto trimestral.

    Las declaraciones se pueden configurar para que el sistema las acepte en un determinado tiempo del año, por ejemplo los dos primeros meses y luego de alli aceptarlas pero con multas por extemporánea.

  • Plan de Cuenta

    El Módulo de Contabilidad Fiscal, se define el plan de Cuentas contables, el mismo está estructurado en cuatro niveles: Cuenta, Sub-Cuenta, Auxiliar y Sub-Auxiliar.

    En cada grupo se debe especificar cuales serán las de movimientos, en un grupo pueden tener varias de movimientos, que será el último nivel de cada grupo.

    Una vez emitido el plan de cuentas se puede emitir un reporte del mismo que estará ordenado por su código.

    Luego de definir el plan de cuentas se deben vincular a las cuentas bancarias y a los conceptos bancarios, esto con la finalidad de hacer los asientos automáticos. 

    Libros Contables

    Una vez registrados los comprobantes de un período determinado, se pueden emitir los diferentes libros como el Libro Diario. Este lo genera el sistema automáticamente, obteniéndolo simplemente al imprimirlo en un rango de tiempo.

    En este se describen los datos principales del comprobante, se muestran primeramente las cuentas que presentan débitos y luego las de créditos, se reflejan totales por comprobantes y al final se muestran totales generales de débito y crédito.

    Otros libros que se pueden obtener en cualquier momento son los Mayores, en estos se especifican por cada cuenta los movimientos que ha tenido en un período determinado, especificando la fecha y número del comprobante, así como una descripción y su monto.

    Por cada cuenta se especifican los montos por los Débitos y Créditos y su saldo. Por cada grupo de cuentas se indican totales Generales, así como su saldo. Al final del reporte se muestra un Total General por todos los mayores mostrados.

    Otro de los reportes importantes emitidos por el sistema es el Balance General, este muestra los movimientos de las cuentas como indican las diferentes normativas legales. Indicando las cuentas del tesoro, de la Hacienda y las cuentas del presupuesto. Cabe destacar que estos reportes se pueden ajustar a los requerimientos de presentación de las respectivas alcaldías.

    Comprobantes

    Los comprobantes contables se pueden realizar de manera manual o automática.

    En el caso de los comprobantes manuales, se debe especificar por cada asiento, la cuenta de la cual se le esta realizando la operación, este se selecciona de un listado de las cuentas con movimientos, esta búsqueda se puede realizar filtrando con un código especifico o ubicándola en el listado.

    Se puede especificar una referencia bien sea escribiéndola o seleccionando una que se escribió anteriormente.

    De igual manera se puede hacer con la descripción.

    Luego se indica si es débito o crédito y el monto correspondiente.

    En el caso de los asientos automáticos se debe indicar qué tipo de comprobante a generar, luego se especifica el período de la generación indicando mes y año, luego con un botón se genera el comprobante con una descripción básica, que se puede modificar.

    Otro asiento que se puede realizar automático es obtener la Situación del Tesoro, para cerrar un mes, por ejemplo.

  • El Módulo de Bienes Nacionales es el encargado de la Administración y Control de los Bienes que posee la Alcaldía, así como del registro de los inventarios y control de las Actas de Bienes.

    Menú Archivo

    Contiene el registro de:

    1. Bienes Municipales

    Se detallan los todos los Bienes registrados que posee la Alcaldía, se puede ver el detalle de un bien en particular, se indica:

    • El Código del Bien.
    • El estádo en el que se encuentra.
    • Tipo de Bien al que pertenece.
    • El propietario del Bien, una Actividad-Proyecto y el Espacio Físico en el que se encuentra.
    • La ubicación actual.
    • El Valor del Bien, entre otras características.
    • Tipos de Bienes Municipales

    Aquí se detallan los Tipos de Bienes que se encuentran registrados, en donde se observa que por cada tipo se visualizan los bienes que se encuentran actualmente registrados.

    2. Espacios Físicos

    3. Las Actividades-Proyecto

    Se detallan todas las Actividades-Proyectos, que se pueden consultar.

    4. Y Otros Beneficiarios

    También están los beneficiarios registrados.

    Menú Procesos

    Contiene el registro de:

    • El General de Actas.
    • Los Inventarios.
    • Solicitudes de Materiales/Bienes/Otros…
    • Las Solicitudes de Materiales/Bienes/Otros recibidas desde las distintas unidades administrativas de la Alcaldía.

    Explicación:

    1. Seleccionando “General de Actas” se visualiza un catálogo, donde se encuentran todas las actas que se han hecho.

    2. Al Incluir un Acta, se selecciona el tipo a generar, estás pueden ser actas de:

    • Entrega de Proveedores
    • De Préstamo.
    • De Incorporación.
    • De Desincorporación.
    • De Entrega en Comodato.
    • De Prestáción de Servicios.
    • De Donación
    • De Salida.

    3. Por defecto está el Acta de Entrega de Proveedores, donde se indica el Tipo de Acta de Entrega, que puede ser de Bienes, Materiales y Otros.

    4. El Tipo de Unidad que entrega, esta puede ser un Proveedor, Otro Beneficiario o una Actividad-Proyecto.

    5. El Tipo de Unidad que recibe, esta puede ser un Proveedor, Otro Beneficiario o una Actividad-Proyecto.

    6. Al ser un Acta de Entrega de Proveedores, la unidad que recibe es la Coordinación de Compras y Bienes, esto por defecto.

    7. Se indica el empleado que entrega, en caso de haberlo.

    8. Se indica el empleado que recibe, por parte de la Unidad de Compras.

    9. Y la personas autorizada para Recibir el Bien.

    10.  El Espacio Físico de Entrega y el Espacio Físico que recibe.

    11.Y en la parte inferior se agregan los ítems o bienes a ser entregados por el proveedor, estos bienes son agregados automáticamente una vez seleccionada la Orden de Compra/Servicio que es enviada por la Unidad de Compras.

    En el detalle de un Acta de Entrega de Proveedores se observa:

    • La descripción de la Orden.
    • El tipo de Acta
    • La unidad que entrega es un Proveedor.
    • La Unidad que recibe es la Coordinación de Compras.
    • El Empleado que entrega y el Empleado que Recibe por parte de la Coordinación
    • Una descripción del Bien que se está entregando en los Ítems.

    Por otra parte, también se puede ver las distintas solicitudes que se envían de las demás unidades administrativas, y observar el estádo en el que se encuentran, y realizar las consultas necesarias.

    Menú Consultas

    El Módulo de Bienes Nacionales permite generar las consultas respecto a:

    • Listados de las Dependencias por Bienes.
    • Inventario de Bienes por Dependencia.
    • Inventario de Materiales.
    • Y El Listado de las Actas Generadas.

    Explicación:

    1. Para consultar el Inventario de Bienes, se selecciona el semestre en el que se va a realizar y el año.

    2. Se filtra por la Actividad-Proyecto a ser consultada, y se presiona el botón de previsualización.

    3. En el detalle del reporte se indica:

    • El Semestre.
    • La Unidad a la que se le hace la consulta.
    • La Ubicación Geográfica.
    • La Clasificación, según el Grupo, el Sub-Grupo y la Cantidad por cada Bien.
    • También se puede ver la Ubicación de los bienes y su valor.

    4. El reporte muestra todos los bienes que posee está Actividad-Proyecto